導(dǎo)語(yǔ)：科技檔案的整理技巧一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

由于分類(lèi)目的不同，科技檔案有二種分類(lèi)，一是科技檔案的實(shí)體分類(lèi)，二是科技檔案信息分類(lèi)?？萍紮n案實(shí)體分類(lèi)是以館（室）藏科技檔案為對(duì)象，根據(jù)科技檔案的內(nèi)容特征和形成規(guī)律，將全部科技檔案劃分為若干類(lèi)別的過(guò)程。以下所講的科技檔案分類(lèi)即為科技檔案的實(shí)體分類(lèi)。

一、科技檔案分類(lèi)的目的

1、實(shí)現(xiàn)科技檔案的系統(tǒng)化和科學(xué)管理。

2、編制出科技檔案的分類(lèi)目錄（或?qū)ｎ}目錄）。

3、為科技檔案的統(tǒng)計(jì)和利用提供條件。

二、科技檔案分類(lèi)的基本要求

1、分類(lèi)應(yīng)力求保持科技檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

內(nèi)容相近的科技檔案，只能在同一大類(lèi)或?qū)兕?lèi)中出現(xiàn)，而不應(yīng)在不同的類(lèi)中出現(xiàn)。

2、分類(lèi)要符合檔案形成專(zhuān)業(yè)或形成單位科技活動(dòng)的特點(diǎn)。

由于不同專(zhuān)業(yè)和不同類(lèi)型的單位，其生產(chǎn)、技術(shù)活動(dòng)的性質(zhì)、任務(wù)和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機(jī)械、冶金、化工、紡織專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)之間；工業(yè)建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類(lèi)不能簡(jiǎn)單化地采用同一種方法。

3、在一個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)或一個(gè)單位內(nèi)部，同一種科技檔案，在同一層次內(nèi)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

只有標(biāo)準(zhǔn)一致，科技檔案劃分的類(lèi)和屬類(lèi)才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進(jìn)行，也方便保管和利用。但是對(duì)于同一種科技檔案的不同類(lèi)別層次，其分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)允許有所不同。分類(lèi)的結(jié)果，同位類(lèi)之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類(lèi)應(yīng)力求按專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于科技檔案向科技專(zhuān)業(yè)檔案館移交，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，也便于同一專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)內(nèi)科技檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流。

5、分類(lèi)的詳略程度，由本單位科技檔案數(shù)量的多少來(lái)決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類(lèi)過(guò)程中，科技檔案數(shù)量多的應(yīng)分得細(xì)一點(diǎn)，數(shù)量少的應(yīng)分得簡(jiǎn)略些。在同一單位內(nèi)，不同類(lèi)的分類(lèi)層次可以有所不同。

三、科技檔案分類(lèi)的幾種常用方法

1、工程分類(lèi)法：以工程項(xiàng)目為單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類(lèi)別。它適用于基本建設(shè)檔案。

2、型號(hào)分類(lèi)法：以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類(lèi)單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類(lèi)別。它適用于機(jī)械產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案。

3、課題分類(lèi)法：以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類(lèi)單元?jiǎng)澐挚萍紮n案的類(lèi)別。它適用于科研課題檔案。

4、專(zhuān)業(yè)分類(lèi)法：按科技檔案反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi)。

5、地域分類(lèi)法：根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分類(lèi)別，如測(cè)繪檔案。

6、時(shí)間分類(lèi)法：按照科技檔案內(nèi)容反映的時(shí)間特征進(jìn)行分類(lèi)。

在實(shí)際分類(lèi)中，往往是幾種分類(lèi)方法相結(jié)合，才能得出一個(gè)較好的分類(lèi)方案。例如，機(jī)械設(shè)備檔案，一般采用型號(hào)分類(lèi)法，但如果機(jī)械設(shè)備很多，我們可以先根據(jù)設(shè)備的使用性質(zhì)（專(zhuān)業(yè)）進(jìn)行分類(lèi)，然后在同一使用性質(zhì)范圍內(nèi)再按型號(hào)分類(lèi)。

四、編制科技檔案分類(lèi)方案

科技檔案分類(lèi)方案，也稱(chēng)科技檔案分類(lèi)表?？萍紮n案分類(lèi)表是用來(lái)組織科技檔案案卷并將所有案卷分門(mén)別類(lèi)組成科技檔案體系的一種依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

利用科技檔案分類(lèi)表，就可將科技檔案性質(zhì)相同的案卷放在同一類(lèi)里，相近的放在相近的類(lèi)內(nèi)，使每一卷科技檔案都有對(duì)號(hào)入座的位置，查找時(shí)只要說(shuō)出有關(guān)的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類(lèi)方案的原則

1、分類(lèi)方案應(yīng)以專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的分類(lèi)為指導(dǎo)。

2、分類(lèi)方案應(yīng)當(dāng)有足夠的容量，能包容本單位庫(kù)藏科技檔案的全部。

3、平行類(lèi)目之間應(yīng)當(dāng)是互相排斥的，上位類(lèi)必須包含它所屬的下位類(lèi)，下位類(lèi)必須是其上位類(lèi)的組成部分。

4、分類(lèi)要科學(xué)、合理，分類(lèi)方案應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。

㈡科技檔案分類(lèi)方案的結(jié)構(gòu)

一個(gè)完整的科技檔案分類(lèi)表，主要內(nèi)容包括：說(shuō)明和分類(lèi)表兩部分。

1、說(shuō)明：分類(lèi)所依據(jù)的原則，大類(lèi)的次序及其排列的理由，使用該分類(lèi)方案的方法，編制的經(jīng)過(guò)等等。

2、分類(lèi)表：是科技檔案分類(lèi)體系的具體表現(xiàn)，是許多類(lèi)目依照一定的原則組織起來(lái)的一個(gè)科學(xué)體系。

分類(lèi)表揭示了科技檔案可分成哪幾大類(lèi)，每一大類(lèi)又可分成哪幾個(gè)屬類(lèi)，每一屬類(lèi)又可分為哪幾個(gè)小類(lèi)，這樣依次下去，每類(lèi)都有一定的名稱(chēng)，稱(chēng)為類(lèi)目，這就使得科技檔案分類(lèi)工作有了具體的依據(jù)。

在分類(lèi)方案中，類(lèi)目的設(shè)置一般是以科技檔案所含的內(nèi)容來(lái)作為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的，因?yàn)檫@是科技檔案最主要的東西，是它的本質(zhì)屬性。

在分類(lèi)表中，每一個(gè)類(lèi)目應(yīng)分別給以一定的代號(hào)，代號(hào)可以用字母也可以用數(shù)字，由字母和數(shù)字組成的代號(hào)稱(chēng)為混合號(hào)碼。

㈢科技檔案分類(lèi)方案的編制方法

1、了解和掌握庫(kù)藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)。

2、根據(jù)科技檔案分類(lèi)原理，對(duì)每種科技檔案確定具體的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)方法。

3、設(shè)置科學(xué)、合理的類(lèi)目體系，以文字?jǐn)⑹龊蛨D表的形式表示出來(lái)。

類(lèi)目體系確定后，應(yīng)給每個(gè)類(lèi)目以固定的代字或代號(hào)，并用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式將類(lèi)目體系表達(dá)出來(lái)。

4編寫(xiě)分類(lèi)方案（分類(lèi)表）。示例如下：

㈣科技檔案分類(lèi)的方法和步驟

1、做好科技檔案分類(lèi)的準(zhǔn)備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類(lèi)方案。

⑵了解科技檔案的基本內(nèi)容。

2、確定案卷的類(lèi)目

先找大類(lèi)，再找屬類(lèi)，后找小類(lèi)，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類(lèi)，是這個(gè)案卷應(yīng)歸入的主要類(lèi)目。主要類(lèi)目決定案卷在庫(kù)房?jī)?nèi)分類(lèi)排架的位置。

3、確定案卷的類(lèi)號(hào)

確定每一個(gè)案卷所屬類(lèi)目的過(guò)程也是給這個(gè)案卷以分類(lèi)號(hào)的過(guò)程。但是分類(lèi)號(hào)不等于就是案卷的排架號(hào)，因?yàn)橥活?lèi)號(hào)下還有眾多的案卷，如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)姆椒ò阉鼈儏^(qū)分開(kāi)來(lái)，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來(lái)。因此，有了分類(lèi)號(hào)還得編制案卷排架次序號(hào)碼，分類(lèi)號(hào)加上排架號(hào)就是案卷的索取號(hào)。

科技檔案的編號(hào)

一、什么是科技檔案的編號(hào)（定義）

科技檔案的編號(hào)，是指科技檔案案卷的編號(hào)。它是科技檔案管理部門(mén)用來(lái)反映科技檔案分類(lèi)層次和案卷排列次序的一組符號(hào)。（是科技檔案分類(lèi)號(hào)和案卷順序號(hào)的組合體）

二、科技檔案編號(hào)的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類(lèi)和排列次序，指引查找調(diào)閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號(hào)的編制要求

1、要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類(lèi)方法和分類(lèi)方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。

2、科技檔案號(hào)由代字和代號(hào)組成。

3、編號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于繁雜。

要編號(hào)簡(jiǎn)明，首先要做到分類(lèi)簡(jiǎn)單，其次是類(lèi)號(hào)表示簡(jiǎn)化，否則難以使編號(hào)簡(jiǎn)明。

4科技檔案號(hào)是一個(gè)獨(dú)立的號(hào)，一個(gè)科技檔案號(hào)只能代表一個(gè)案卷，同一個(gè)檔案號(hào)不能代表兩個(gè)以上不同的案卷。

四、科技檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)

科技檔案案卷檔號(hào)的結(jié)構(gòu)：

（全宗號(hào)）——實(shí)體分類(lèi)號(hào)（含項(xiàng)目代號(hào)）——案卷順序號(hào)

科技檔案文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)：

（全宗號(hào)）——實(shí)體分類(lèi)號(hào)（含項(xiàng)目代號(hào)）——案卷順序號(hào)——件號(hào)

1、全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)是一個(gè)進(jìn)館單位所有檔案（即全宗）的代號(hào)，由檔案館給出，如果不屬進(jìn)館單位，全宗號(hào)可以省略。

2、實(shí)體分類(lèi)號(hào)的編制方法

科技檔案的實(shí)體分類(lèi)號(hào)由實(shí)體分類(lèi)方案中的類(lèi)目代號(hào)和項(xiàng)目代號(hào)（即產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)）兩部分組成。如果不用項(xiàng)目代號(hào)，也可直接用實(shí)體分類(lèi)方案中的代號(hào)。各類(lèi)目代號(hào)之間通常用“．”隔開(kāi)。

3、案卷順序號(hào)的編制方法

科技檔案案卷順序號(hào)是指該案卷在其分類(lèi)的最后一級(jí)類(lèi)目下的排列順序號(hào)，從“1”開(kāi)始依次順延。案卷號(hào)與分類(lèi)號(hào)之間通常用“—”隔開(kāi)。

4、件號(hào)的編制方法

件號(hào)是案卷內(nèi)每一份文件的排列次序，每卷從“1”開(kāi)始。

科技檔案分類(lèi)目錄的編制

科技檔案分類(lèi)目錄是按照科技檔案分類(lèi)表中的基本類(lèi)目，以每一大類(lèi)為基本單元建立的科技檔案案卷的分類(lèi)登記帳。

1、科技檔案分類(lèi)目錄的作用

固定科技檔案分類(lèi)、排列的次序，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份，是直接按類(lèi)別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類(lèi)目錄的編制要求

嚴(yán)格按照科技檔案分類(lèi)、排列的次序，以案卷為單位進(jìn)行登記編制。

3、科技檔案分類(lèi)目錄的編寫(xiě)方法

科技檔案分類(lèi)目錄格式如下：

⑴序號(hào)：按分類(lèi)登記的排列次序號(hào)，每類(lèi)從1開(kāi)始。

⑵檔案號(hào)：即“檔號(hào)”?？萍紮n案案卷的編號(hào)（見(jiàn)案卷封面）。

⑶案卷題名：（見(jiàn)案卷封面）

⑷頁(yè)(件)數(shù)：科技檔案案卷內(nèi)文件的頁(yè)數(shù)或件數(shù)，裝訂案卷為“頁(yè)數(shù)”，不裝訂案卷為“件數(shù)”。

⑸歸檔年度：該項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)的年度。

⑹密級(jí)：（見(jiàn)案卷封面）

⑺保管期限：（見(jiàn)案卷封面）

⑻保管柜號(hào)：案卷存放在庫(kù)內(nèi)的柜(箱)、層號(hào)。

⑼備注：根據(jù)需要注明有關(guān)問(wèn)題。