導語：企業(yè)檔案管理發(fā)展思路一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案管理工作對企業(yè)的作用和意義

檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中發(fā)揮著重要的作用，良好的檔案管理工作有助于企業(yè)計劃和決策的科學化，有利于提高企業(yè)行政工作效率和管理水平。做好檔案管理工作，對內(nèi)可以方便企業(yè)高管及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；對外則有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與客戶進行有益合作奠定堅實的基礎。再者，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分，通過企業(yè)的檔案員工能夠了解到企業(yè)的成長歷程、核心價值觀、文化氛圍等，從而讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力，讓客戶更感性的了解企業(yè)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，企業(yè)要做大做強，必須注重細節(jié)，做好檔案管理工作就是其中之一。一個企業(yè)要做好檔案管理工作必須不斷地更新檔案管理觀念，以全面、客觀地反映企業(yè)整體運營狀況和經(jīng)營成果，這將極大提高該企業(yè)的管理效率，有利于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略。因此，做好檔案管理工作可以促進企業(yè)的高效管理和經(jīng)營，企業(yè)的良性發(fā)展又將促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展，從而不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力和影響力。

二、檔案管理中存在的問題

檔案管理工作對企業(yè)的成功運營有著重要的作用，然而現(xiàn)實中檔案管理工作的重要性卻遠遠得不到足夠認識。企業(yè)當中許多檔案管理工作人員缺乏工作責任感和職業(yè)道德，工作態(tài)度不端正，加上大部分人對檔案管理的知識技能不足，導致檔案管理無用論不可避免地滋生蔓延到整個企業(yè)，檔案管理工作的重要性愈發(fā)淡化，這將不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍。其次，檔案管理手段的落后，不利于檔案管理工作的與時俱進?？茖W技術在發(fā)展，而檔案技術卻落后究其原因有以下兩點：一是“硬件”方面的原因：部分企業(yè)高管對檔案工作的重要性認識不足，管理觀念落后，導致在檔案管理技術上的財力投入少，資金不到位，檔案管理技術硬件的完善成為空談；二是“軟件”方面的原因：對高新的檔案管理技術操作不善，部分企業(yè)雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但對檔案管理人員的培訓不到位，對設備操作不熟練，導致先進設備沒能發(fā)揮先進作用。再者，檔案檔案工作缺乏制度化的管理程序，主要體現(xiàn)為：一是檔案收集不規(guī)范。在收集檔案的過程中，制度形同虛設，隨意性大，缺乏明確的檔案收集考核；二是檔案整理不規(guī)范。隨著企業(yè)的加快發(fā)展，新的檔案管理人員加入，由于新人員的專業(yè)素質參差不齊，出現(xiàn)在立卷過程中沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料遺漏，立卷時間不符事畢立卷要求的現(xiàn)象；三是檔案綜合管理力度不夠。綜合檔案管理室多以一個班組存在，在行政上權力不足，無力對各大部進行管理，導致各項工作開展起來也較為困難；四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，沒有依制度程序辦事，借出的檔案往往不能按期歸還。

三、大力推進檔案管理“五化”建設

一是制度化。建立檔案工作制度應該做到：第一，建立具有合理性、科學性的規(guī)章制度。規(guī)章制度要立足于單位特點和檔案管理實際，適應單位檔案管理的需要。第二，簡潔明確有操作性。好制度應該具有可操作性，以方便實用、簡便易行為目標，才能具體應用到實踐之中，更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的普遍性。制度的貫徹執(zhí)行要一視同仁，不僅約束職工也要約束高管干部。領導的行為和形象直接影響著職工對制度的態(tài)度，從而影響制度的順利執(zhí)行。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到建章立制，有章可循，規(guī)范操作，按章行事，積極主動做好檔案收集工作，建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。

二是法制化。在社會主義法制建設的前提之下做好檔案管理工作必須依法進行檔案管理。首先，提高員工的檔案意識，積極的宣傳有關檔案法規(guī)。通過視頻郵件、大會培訓等多種形式宣傳《檔案法》，提高了企業(yè)員工的檔案意識，喚起了員工對檔案事業(yè)的重視，從而使員工能夠自覺地保護檔案,積極支持檔案部門做好檔案工作。其次，依法進行檔案管理，確保檔案完整無缺。管好、利用好一切檔案運用法律的手段，依法治檔，使檔案工作走上法制化的軌道，確保檔案管理的制度化、科學化、標準化和現(xiàn)代化，從而推進社會法制化進程。

三是規(guī)范化。有了好的管理制度，必須有規(guī)范化的意識，才能執(zhí)行好。規(guī)范化的檔案管理工作，需要強化檔案管理人員的檔案管理意識，嚴格檔案管理程序，完善檔案管理硬件設備。對檔案進行集中管理，對印制檔案裝具、人員培訓、整理方法、驗收標準進行統(tǒng)一化，有力的保證了案卷質量。對文件借閱、復印、轉出等環(huán)節(jié)都分別進行了登記造冊，實現(xiàn)管理規(guī)范化，為以后工作的順利開展提供了堅實的基礎。

四是信息化?？茖W技術快速發(fā)展為檔案管理技術改新?lián)Q代提供了契機，要提高檔案管理效果和工作效率，檔案室必須對檔案管理技術的變動有高度敏感，注意引進先進的檔案信息化管理硬件和軟件，為推進檔案管理信息化建設創(chuàng)造了先決條件。應用軟件對文書檔案實行文件集錄入，可以對檔案實行文件級和案卷級兩級錄入，形成了紙質檔案和電子檔案并存共用的管理機制。同時，建立科學的檢索方式，實現(xiàn)了檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成了“活”信息，切實強化了管理效果。

五是安全化。檔案對企業(yè)的運營有著非常重要的作用，而其中有些檔案更是企業(yè)的商業(yè)秘密，影響巨大，因此必須對檔案的安全性予以重視。強化檔案管理的安全性必須建立檔案查閱監(jiān)督機制，重視檔案查閱，區(qū)分檔案的機密級別，予以不同程度的防護。在檔案查閱環(huán)節(jié)上，必須堅持禁止任何與檔案業(yè)務無關的人員查閱檔案內(nèi)容，閱檔必須在檔案員的監(jiān)督下進行，按程序進行。面對新形勢和新任務，我們應充分認識檔案管理在企業(yè)知識管理體系中的作用，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，大力推進檔案管理“五化”建設，使檔案信息資源成為企業(yè)共有的知識財富，從而促進企業(yè)計劃和決策的科學化，提高企業(yè)行政工作效率和管理水平。科學規(guī)范的檔案管理需要堅持與時俱進，建設“制度化、法制化、規(guī)范化、信息化、安全化”的檔案管理，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

作者：李巧蕾工作單位：中山火炬開發(fā)區(qū)臨海工業(yè)園規(guī)劃管理所