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一、以制度建設促進社會保險業(yè)務檔案的管理工作

成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規(guī)定》的要求，通過制定業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理工作納入了年度工作計劃和發(fā)展規(guī)劃之中，而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經辦機構還成立了由局領導為組長、相關處（科）室負責人為成員的業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作領導小組，負責領導和組織單位社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理工作。根據(jù)工作方案和管理辦法，結合社會保險業(yè)務檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業(yè)務、相對穩(wěn)定、文化水平高（大專以上學歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網(wǎng)絡和業(yè)務檔案工作流程，明確了分管領導和業(yè)務檔案人員的崗位職責，并將業(yè)務檔案工作列入社會保險業(yè)務經辦工作程序，與業(yè)務工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領導小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業(yè)務檔案工作進行監(jiān)督指導，各處（科）室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業(yè)務檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫(yī)保局聯(lián)合成立了社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理驗收工作領導小組，由雙方領導為組長，相關處室負責人為成員，指導開展全市社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理工作。

二、以制度建設促進社會保險業(yè)務檔案的設施建設

成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結合社會保險業(yè)務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業(yè)務檔案設備設施的投入，為業(yè)務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準，能夠容納近期應接收的社會保險業(yè)務檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會保險業(yè)務檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設置了檔案整理等業(yè)務用房。在檔案設備設施配置上，各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備。這些設備和設施，從物質上確保了社會保險業(yè)務檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設促進社會保險業(yè)務檔案的業(yè)務建設

為提升社會保險業(yè)務檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對歷史負責，為現(xiàn)實服務的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業(yè)務檔案工作規(guī)范化建設的有關要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業(yè)務檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業(yè)務檔案管理業(yè)務建設工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集，確保各種業(yè)務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會保險業(yè)務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導，嚴把業(yè)務檔案整理質量關。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業(yè)務檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務檔案存放位置的指引標識清楚。同時，各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業(yè)務檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。

四、以制度建設促進社會保險業(yè)務檔案的利用服務

為方便群眾查閱利用社會保險業(yè)務檔案，成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會保險業(yè)務檔案查閱利用制度。目前，全市社保經辦機構已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對社會保險業(yè)務檔案進行管理，都建立了業(yè)務檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的業(yè)務檔案檢索工具，實現(xiàn)了快速、準確查閱業(yè)務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業(yè)務網(wǎng)上經辦系統(tǒng)，參保單位和個人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費等業(yè)務，還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業(yè)務辦理情況等。

五、以制度建設促進社會保險業(yè)務檔案的問題整改

2013年1月至12月，按照國家人社部、國家檔案局《社會保險業(yè)務檔案達標驗收內容和得分標準》，成都市社保局、醫(yī)保局分別與市檔案局聯(lián)合對16個縣（市、區(qū)）社保局、15個醫(yī)保局業(yè)務檔案規(guī)范化管理情況進行了檢查驗收。雖然被檢查驗收的31個單位社會保險業(yè)務檔案管理工作均被評為優(yōu)秀等級，但部分單位也不同程度地存在著一些問題。一是歸檔文件材料收集不齊全，導致室藏檔案資源單一。部分社保經辦機構只重視紙質業(yè)務檔案的收集與管理，對業(yè)務工作中形成的聲像檔案、電子文檔等其它門類和載體檔案，沒有進行集中統(tǒng)一管理。二是全宗卷編制不規(guī)范，不能完整揭示全宗概貌。部分社保經辦機構對編制全宗卷的重要性和必要性的認識不夠，雖然建立了全宗卷，但各類別的材料少、內容簡單，不能反映全宗管理的基本情況。三是檔案數(shù)量巨大，整理質量參差不齊。截至2013年末，成都市參加醫(yī)療保險人數(shù)1231.93萬人，參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)514.5萬人。由于形成的社會保險業(yè)務檔案數(shù)量巨大，人手少，檔案整理任務繁重，部分社保經辦機構對這些檔案的整理采取了業(yè)務外包的方式。但一些承接外包業(yè)務的檔案整理公司對社會保險業(yè)務的內容、環(huán)節(jié)不熟悉，對檔案整理標準把握不夠準確，且公司內部工作人員頻繁變動，導致檔案整理質量得不到保證。四是硬件不足，檔案保管條件不能滿足檔案工作的需要。部分社保經辦機構的新增業(yè)務檔案只能暫時存放于各業(yè)務部門，業(yè)務下沉形成的檔案也不能及時收回。針對上述問題，全市社保經辦機構在各級黨委、政府的支持下，在各級檔案行政管理部門的指導下，按照《規(guī)定》的有關要求，通過對照《社會保險業(yè)務檔案達標驗收內容和得分標準》，進一步細化了業(yè)務檔案管理工作方案、完善了實施辦法，對社會保險業(yè)務檔案管理中存在的問題進行了整改。通過制度建設，成都市社會保險業(yè)務檔案規(guī)范化管理水平明顯提高，社會保險業(yè)務檔案為社會保險工作服務，為參保單位和參保群眾服務，為規(guī)范化服務型政府建設服務的作用得到了極大發(fā)揮。

作者:付麗琴單位:成都市檔案局